La Administración Según Hitt, Black y Porter (2006), definen la administración como el proceso de estructurar y utilizar conjuntos de recursos orientados hacia el logro de metas, para llevar a cabo las tareas en un entorno organizacional. En consecuencia la administración es cambio, utilizando los recursos tantos financieros como humanos para lograr los objetivos planteados en una organización, ahora bien que es organización, ya a este nivel se tienen ideas básicas acerca de lo que significa el término organización, pero no siempre puede definirlo adecuadamente. Sin embargo, en el contexto empresarial es importante tener una idea cabal acerca de lo que significa este término para poder referirse con propiedad, ya sea, a una entidad, organización con o sin fines de lucro, o a una determinada.
TEORÍA GENERAL DE SISTEMA
El primer expositor de la Teoría General de los Sistemas (TGS) fue Ludwing von Bertalanffy, en el intento de lograr una metodología integradora para el tratamiento de problemas científicos. Para ello emplea como instrumento, modelos utilizables y transferibles entre varios continentes científicos, toda vez que dicha extrapolación sea posible e integrable a las respectivas disciplinas. La Teoría General de los Sistemas se basa en dos pilares básicos: aportes semánticos y aportes metodológicos.
La teoría de los sistemas es un ramo específico de la teoría general de sistemas. Se entiende por sistema el conjunto de diferentes partes que interactúan entre sí y están a su vez delimitadas de lo externo.
LA ORGANIZACIÓN
Consultando varias citas en búsqueda de información completa de lo que es organización se hace referencia a lo que el autor Simón Andrade Espinoza en su libro Evaluación Empresarial, dice: organización es "la acción y el efecto de articular, disponer y hacer operativos un conjunto de medios, factores o elementos para la consecución de un fin concreto"
Según Alexei Guerra Sotillo, (2005), la "organización es, a un mismo tiempo, acción y objeto. Como acción, se entiende en el sentido de actividad destinado a coordinar el trabajo de varias personas, mediante el establecimiento de tareas, roles o labores definidas para cada una de ellas, así como la estructura o maneras en que se relacionarán en la consecución de un objetivo o meta. Como objeto, la organización supone la realidad resultante de la acción anterior; esto es, el espacio, ámbito relativamente permanente en el tiempo, bajo el cual las personas alcanzan un objetivo preestablecido”. p (101).
Sin embargo Para Ferrell, Hirt, Adriaenséns, Flores y Ramos, la "organización consiste en ensamblar y coordinar los recursos humanos, financieros, físicos, de información y otros, que son necesarios para lograr las metas, y en actividades que incluyan atraer a gente a la organización, especificar las responsabilidades del puesto, agrupar tareas en unidades de trabajo, dirigir y distribuir recursos y crear condiciones para que las personas y las cosas funcionen para alcanzar el máximo éxito".
Según Chiavenato (2000), las organizaciones son extremadamente heterogéneas y diversas, cuyo tamaño, características, estructuras y objetivos son diferentes. Esta situación, da lugar a una amplia variedad de tipos de organizaciones que los administradores y empresarios deben conocer para que tengan un panorama amplio al momento de aplicar los modelos estructurales y administrativos dentro de una organización.
Por lo tanto los modelos son el núcleo de la administración racional, son un medio para simplificar y analizar situaciones o sistemas complejos.
Ahora bien para los autores de este resumen la organización es un todo a nivel sistemático existe la interacción de subsistemas, Las organizaciones son la suma de componentes proyectados para alcanzar un objetivo en particular de acuerdo a un plan determinado. A lo largo de los años las organizaciones han venido sufriendo cambios estructurales para adaptarse a los nuevos modelos tantos organizacionales como administrativos.
Teniendo esto en cuenta por parte de los autores de este resumen, con la finalidad de brindar un panorama amplio, ordenado y comprensible acerca de este importante tema que es de gran aporte para el resumen del enfoque sistemático de la administración.
ORGANIZACIONES
Etzioni en 1964 concibe a las organizaciones como una unidad social que pretende alcanzar un fin. Según Etzioni, las organizaciones están caracterizadas por la división del trabajo, por sistemas de comunicación y por las competencias del poder.
Por consiguiente Rodríguez Fernández (1998) resume las características comunes de las organizaciones actuales en cuatro. Toda organización seria: a) un sistema social y técnico artificial en permanente proceso de cambio, b) un ecosistema que desarrolla su actividad en continua interacción con el entorno, c) una fuente de satisfacción e insatisfacción para los miembros que la constituyen y finalmente d) la imagen mas vigorosa y con mayor presencia de nuestra sociedad.
Sin embargo para los autores del resumen las organizaciones es un núcleo que esta compuesto por partículas (personas etc.) que se nutren de información interactuando con el medio ambiente. También se puede destacar por los autores que es un conjunto que a su ves tienes subconjuntos que interactúan entre si para lograr sus objetivos.
MODELO DE ORGANIZACIÓN
Existen varios modelos que se refieren a la organización como un sistema abierto podemos mencionar estos tres (3) modelos de organización:
MODELO DE SCHEIN
Según en el libro de Idalberto Chiavenato “Introducción a la Teoría General de la Administración, Mayo 2004. Dice:
A). La organización es un sistema abierto, en constante interacción con el medio, recibiendo materia prima, personas, energía e informaciones y transformándolas o convirtiéndolas en productos y servicios que se exportan al medio ambiente.
B). La organización es un sistema con objetivos o funciones múltiples que involucran interacciones con el medio ambiente.
C). La organización es un conjunto de subsistemas en interacción dinámica de unos con otros. Se debe analizar el comportamiento de los subsistemas en lugar de enfocar los comportamientos individuales. D). Los subsistemas son mutuamente dependientes y los cambios que ocurren en uno de ellos afectan al comportamiento de los otros.
E). La organización existe en un ambiente dinámico que comprende otros sistemas. El funcionamiento de la organización no puede ser comprendido sin considerar las demandas impuestas por el medio ambiente.
F) Los múltiples eslabones entre la organización y su medio ambiente hacen difícil la clara definición de las fronteras organizacionales.
MODELO DE KATHZ Y KAHN
Estos dos autores, desarrollaron un modelo de organización por medio de la aplicación de la Teoría de los Sistemas a la Teoría de la Administración.
En el modelo planteado la organización presenta características de sistema abierto y se diagrama en base a lo expuesto a continuación:
LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA ABIERTO
Como sistema abierto la Organización. Posee las siguientes características:
- Importación (entradas): La organización recibe insumos del ambiente y necesita provisiones de energía de otras instituciones, o de personas, o del medio ambiente material. Ninguna estructura social es autosuficiente.
- Transformación (procesamiento): Los sistemas abiertos transforman la energía disponible. La organización procesa y transforma sus insumos en productos acabados, mano de obra, servicios, etc.
- Exportación (salida): Los sistemas abiertos exportan ciertos productos hacia el ambiente.
- Los sistemas como ciclos de eventos que se repiten: El funcionamiento de cualquier sistema consiste en ciclos repetitivos de importación- transformación- exportación.
- Entropía negativa: Los sistemas abiertos necesitan moverse para detener el proceso antrópico (tendencia al caos y desaparición) para reabastecerse de energía manteniendo indefinidamente su estructura organizacional.
- Información como insumo: Los sistemas abiertos reciben también insumos de tipo informativo que proporcionan señales a la estructura sobre el ambiente y sobre el funcionamiento de la misma en relación con éste.
- Estado de equilibrio y homeostasis dinámica: En este sentido, los sistemas abiertos se caracterizan por un estado de equilibrio: existe un flujo continuo de energía del ambiente exterior y una continua exportación de productos del sistema; sin embargo, el cociente de intercambio de energía y las relaciones entre las partes siguen siendo los mismos.
- Diferenciación: La organización tiende a la multiplicación y elaboración de funciones, lo que le trae también multiplicación de roles y diferenciación interna.
- Equifinalidad: El cual plantea que un sistema puede alcanzar, por diversos caminos, el mismo estado final, partiendo de diferentes condiciones iniciales.
- Límites o fronteras: La organización presenta barreras entre el sistema y el ambiente. Éstos definen el campo de acción del sistema, como también su grado de apertura con relación al ambiente.
MODELO SOCIO TÉCNICOS DE TAVISTOCK
La organización se concibe como un sistema socio técnico. Además de considerarse como un sistema abierto en interacción constante con su ambiente, la organización también se concibe como un sistema socio técnico estructurado en dos subsistemas:
El subsistema técnico, que comprende las tareas que van a desempeñarse, las instalaciones físicas, el equipo e instrumentos utilizados, las técnicas operacionales, el ambiente físico y la duración de las tareas. En resumen el subsistema técnico cubre la tecnología, el territorio y el tiempo.
El subsistema social, que comprende a los individuos, sus características físicas, psicológicas, las relaciones sociales entre los individuos así como las exigencias de su organización.
Los subsistemas técnico y social presentan una interrelación intima y dependientes y cada uno influye sobre el otro.
El enfoque socio técnico concibe a la organización como una combinación de tecnología y al mismo tiempo como un subsistema social. El subsistema tecnológico y el social se consideran en una interacción mutual y recíproca y cada uno determina al otro, hasta cierto punto.
El modelo de sistema abierto propuesto por el enfoque socio técnico parte del supuesto de que toda organización “importa” del ambiente diversas cosas y utiliza estas importaciones en ciertos tipos de procesos de “conversión” para luego “exportar” productos, servicios, etc., que resultan del proceso de conversión.
La tarea primaria de la organización es aquello que le permita sobrevivir dentro de ese proceso de: Importación: La adquisición de materias primas, Conversión: La transformación de las importaciones en exportaciones. Exportación: La ubicación de los resultados de la importación y de la conversión.
CONCEPTOS DE MODELOS
Modelo: persona o cosa que sirve de referencia o que se imita. Tipo, categoría, variedad particular. Estructura lógica o matemática que se utiliza en la ciencia para explicar un conjunto de fenómenos que guardan entre si ciertas relaciones. Diccionario Enciclopédico Larousse 2007.
Un modelo es la forma o representación de un objeto, sistema o idea, de carácter diferente al de la entidad misma. La finalidad de los modelos es ayudarnos a explicar, entender o mejorar un sistema. Un modelo de un objeto puede ser una réplica exacta de éste o una abstracción de las propiedades dominantes del objeto.
MODELOS ADMINISTRATIVOS:
Son un tipo de guías que las empresas toman como referencia y van aplicándolas y sistematizándolas de acuerdo a las necesidades de las mismas, ya que estos no suelen ser rígidos. Estos se representan a través de técnicas, procesos, modelos y sistemas administrativos.
LA IMPORTANCIA
Radica en que representan una herramienta o una especie de tutor que las empresas implementan para su correcto funcionamiento; y que en relación a la variedad de los mismos, las organizaciones tienen la posibilidad aplicar el modelo que mejor se adapte a sus necesidades planteadas y de esta manera facilitar el logro de los objetivos trazados por la misma.
FUNCIONES DEL MODELO
- Comparar
- Predecir
Características:
A). Son aplicados para producir un cambio.
B). Para su aplicación requiere del uso de distintas herramientas.
C). Son modelos que pueden aplicarse a más de un tipo de empresa.
D). Son modelos que cambian la forma de desempeño del recurso humano de la empresa, a través de las herramientas aplicadas.
VENTAJAS
- Es diseñado fundamentalmente para que cumpla una meta.
- Conjunto de roles que interactúan y que se entrelazan.
- Mejora la Administración.
- Aclara la organización.
- Genera compromisos personales.
- Ayuda a desarrollar controles efectivos.
- Proporciona una metodología en las decisiones. No sólo explica lo que se va a hacer, sino cómo y por qué debe hacerse.
- Considera la posible evolución de los problemas y nos prepara sus cambios.
- Combate la subjetividad. No da oportunidad a los “yo creo”, recurre a los hechos para argumentar las reglas de conducta.
- Induce al logro de objetivos, ya que establece lo que debe hacerse en el corto, mediano y largo plazos.
- Reconoce la existencia de individuos, grupos formales, informales y no formales.
- Estimula el trabajo multidisciplinario o interdisciplinario o transdisciplinario, al darle a cada profesión y puesto su lugar, dejando que la administración, se ocupe de las labores de integración de equipos.
- Constituye la precisión y la diferencia en la búsqueda tanto de la eficacia como de la eficiencia.”
DESVENTAJAS
Es difícil concebir que el modelo Administrativo tenga desventajas, no obstante, si no es ejecutado por personas capacitadas, sus beneficios pueden revertirse.
- Requiere un profundo conocimiento de teorías, métodos y técnicas que representan un gasto muy alto.
- Crea organizaciones demasiado estructuradas, obstaculizando el cambio constante que se demanda en la actualidad.
- Condiciona a las personas y a los procesos a funcionar de determinadas maneras, aun cuando se demuestre su inoperancia.
- Propicia planes y controles muy estrictos para aspectos que necesitan respuestas rápidas, y con ello obstaculiza la toma de decisiones contingenciales, las que no están contempladas en los planes.
- Desarrolla líderes con ideas obsoletas.
- No es la panacea para resolver todos los problemas administrativos. La gente es renuente a la disciplina, a la sistematización, al control, entre otras cosas.
CONSTRUCCIÓN MODELO ADMINISTRATIVO
- Para dar efectividad a una organización, dentro de un grupo de metas posibles de alcanzar, con objetivos bien definidos y estructurados, los cuales son evaluados por los miembros administrativos, gerentes y supervisores de cada unidad operativa de dicha organización.
- Para producir cambios y dar un enfoque diferente al desempeño del recurso humano de la empresa, a través de las herramientas aplicadas.
- Para dar mayor integración en la formulación de los objetivos.
- Para mejorar cada día sus procesos.
EL PAPEL DEL GERENTE EN LA SELECCIÓN DEL MODELO ADMINISTRATIVO
El gerente debe estudiar las necesidades y características de la empresa al momento de la selección del modelo tomando en cuenta las ventajas y desventajas de cada una de ellas, produciendo un cambio para poder llegar a los objetivos de la empresa. Estos se representan a través de técnicas, procesos, modelos y sistemas administrativos.
El gerente debe ser objetivo e imparcial al momento de tomar una decisión debe centrarse en los intereses y no en las posiciones.
La toma de decisión de los modelos cambia la forma de desempeño del recurso humano de la empresa, a través de las herramientas aplicadas. Las empresas van copiando, adaptándolos y generalizándolos a las necesidades de las mismas, ya que estos no suelen ser rígidos.
Se debe considerar los resultados obtenidos por los modelos aplicados en otras empresas aunque su ramo o rubro comercial no sea igual, tratando de llegar lo mas cerca al resultado deseado.
Modelo Autocrático: este modelo depende del poder. Quienes ocupan el mando deben poseer poder suficiente para ordenar, lo que significa que el empleado que no cumpla ordenes será sancionado.
Modelo de Custodia: este depende de los recursos económicos, si una organización carece de recursos suficientes para el ofrecimiento de pensiones y el pago de otras prestaciones le será imposible adoptar este modelo.
Modelo de Apoyo: el modelo de apoyo depende del liderazgo en lugar del poder y el dinero. A través del liderazgo la empresa ofrece un ambiente que ayuda a los empleados a crecer y cumplir a favor de la organización aquello de lo que son capaces. En consecuencia la orientación de la dirección apunta al apoyo del desempeño laboral de los empleados no al simple apoyo de las prestaciones a los empleados
Modelo Colegial: este depende de la generación por parte de la dirección de una sensación de compañerismo con los empleados, el resultado es que estos se sienten útiles y necesarios. Les resultaba fácil aceptar y respetar el papel de estos en la organización. En vez de ser vistos como jefes, se consideraban a los administradores como colaboradores.
Modelo Sistemático: esquema teórico, generalmente en forma matemática, de un sistema o de una realidad compleja, como la evolución económica de un país, que se elabora para facilitar su comprensión y el estudio de su comportamiento.
ANÁLISIS DEL GRUPO
Este resumen contempla los aspectos importantes en relación a los el enfoque sistemático de la administración que se emplean dentro de una organización.
Así mismo antes de comenzar el análisis de tema hay que tener presente que la administración está sufriendo cambios importantes en todos los sentidos para poderla adaptar a los nuevos tiempos y conformar las llamadas organizaciones inteligentes, no obstante se ha quedado truncado por miedo a enfrentar nuevos retos y de aportar ideas a los paradigmas que a lo largo de los años se han convertidos en grandes amenazas para las organizaciones.
Los administradores gerentes deben tener claro los conceptos de organización, administración, ya que ello da lugar a una amplia variedad de tipos de organizaciones que deben conocer para que tengan un panorama amplio al momento de aplicar los modelos estructurales y administrativos dentro de una organización.
Por lo tanto la aplicación de los modelos administrativos como núcleo de la administración racional, es el medio para simplificar y analizar situaciones o sistemas complejos dentro y fuera de una organización.
En consecuencia Los modelos administrativos son aplicados para producir un cambio dentro de una organización para aplicar los modelos administrativos se requiere la utilización de herramientas cualquier organización dependiendo de su estructura puede aplicar el modelo que se adapte a sus función, la aplicación de los modelos administrativos es un proceso de cambio tanto en el recurso material y financiero como el humano.
En consecuencia los autores del resumen destacan que las empresas se encuentran organizadas de acuerdo a unos modelos administrativos sobre los cuáles se definen las relaciones de las personas con la organización y en consecuencia la dinámica de su comportamiento en las mismas. Las teorías organizacionales son la fuente básica sobre las que se fundamentan los modelos administrativos vigentes en una organización y en consecuencia la base para su comprensión y análisis.
APORTES
El siguiente aporte fue tomado del las noticias de venezolana de televisión la cual hace referencia a la empresa de lácteos de Venezuela la cual adopto un modelo para la producción.
TOMADO DE NOTICIAS NACIONALES.
“El supervisor de ventas de Lácteos Los Andes destacó que a partir de la nacionalización de la productora de leche y otros lácteos se incrementó la producción y se crearon nuevas fuentes de empleo / Hoy día tenemos 4.400 empleados, indicó, en el programa TV Foro, de Venezolana de Televisión, dedicado al Día del Trabajador
Las empresas socialistas que ha creado o nacionalizado el Gobierno Bolivariano permiten la formación política, ideológica y técnica de los trabajadores, a través de un modelo integrador y humanista, manifestó el supervisor de ventas de Lácteos Los Andes, Kervin Vegas.
Agregó que anterior a la nacionalización de la empresa en 2008, los trabajadores "estábamos acostumbrados a ser maquinitas que hacían jugos, pero ahora estamos implementando, dentro de nuestros espacios laborales, diversas actividades recreativas, que vienen directamente de la participación de los comités y el consejo de trabajadores".
El trabajador destacó que a partir de la nacionalización de la productora de leche y otros lácteos se incrementó la producción y se crearon nuevas fuentes de empleo.
"Hoy día tenemos 4.400 empleados", indicó, en el programa TV Foro, de venezolana de Televisión, dedicado al Día del Trabajador, que se celebrará el próximo domingo 1 de mayo.
Acerca de los logros en socialismo, alcanzados en otras empresas, el técnico en reparación de Orinoquia, fábrica productora de celulares -inaugurada el 21 de mayo de 2010 por el presidente de la República, Hugo Chávez- aseveró que no sólo se encarga del ensamblaje, sino también de la capacitación del personal para lograr la completa producción en nuestro país.
Añadió: "Queremos que el ejemplo sea multiplicado, y que estas iniciativas de empresas socio productivas no vengan sólo por parte del Gobierno, sino también por iniciativa de los trabajadores de otras empresas, así como de los consejos comunales y las comunas", apuntó.
CONCLUSIÓN
Es importante, en la actualidad que los gerentes encargados de dirigir una empresa de cualquier ramo, esté abierto a las condiciones de cambio. No se puede quedar en el pasado con funcionamiento de tareas bajo enfoques obsoletos que impidan el óptimo desempeño de las actividades, todo lo contrario, se hace necesario mejorar cada vez más a la par de los avances, de lo contrario se estará condenando sin ningún tipo de avance ni visión de futuro.
Por lo que se hace necesario, adoptar modelos administrativos que originen resultados favorables ante situaciones problemáticas,
Para ello, se amerita utilizar técnicas, métodos, procesos y estrategias administrativas que encaminen las actividades hacia el logro altamente calificado que origine optimización de funciones, en función de una organización seriamente establecida bajo las directrices de modelos administrativos innovadores que propicie una gerencia efectiva con una gestión positiva en todos sus ámbitos.
BIBLIOGRAFIA
Andrade Espinoza, Simon, Elaboración de proyectos -- Callao - PE , 1994.
Andrade Espinoza, Simon, Evaluación empresarial -- Callao - PE , 1994.
Baggini Alejandra (2008): Recursos Humanos. [Documento en línea], Disponible http://www.monografias.com/trabajos11/rrhh/rrhh.shtml. [Consulta: 2008, Marzo 15]
Chiavenato, Idalberto. Introducción a la Teoría General de la Administración.
7ma. Edición. Edit. McGraw-Hill. 2004
Mutal Andrea (2008): Recursos Humanos. [Documento en línea], Disponible:http://www.monografias.com/trabajos6/rehu/rehu.shtml. [Consulta: 2008, Marzo 15].
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