La organización, es un sistema conformado por una serie de elementos que se interrelacionan entre sí para alcanzar un fin común; es decir es un sistema de actividades coordinadas conformado por personas que trabajan en conjunto para alcanzar los objetivos establecidos. Por lo tanto, toda organización debe contar con una estructura organizacional, donde se establezcan las funciones que deben cumplir cada unidad o cada persona que conforma la empresa. Los tipos de estructuras organizacionales son de tres formas básicas: por función, por producto-mercado o en forma de matriz.
Por otra parte, existen empresas que en búsqueda de economías de escala o de ventajas monopólica se fusionan y después de ser empresas diferentes e independientes, pasan a ser una sola organización. En este tipo de acto, se presentan en la mayoría de los casos muchos cambios culturales pero que a su vez no logran los objetivos propuesto en el momento de la fusión, siguen siendo más de lo mismo sin obtener los resultados esperados, esto se debe a que no cuentan con un liderazgo que dirija y legitime cambios auténticos en los valores organizacionales. El líder juega un papel importante dentro de la empresa para alcanzar el éxito del proceso.
Por consiguiente, existen teorías organizacionales que pueden ser evaluadas y aplicadas en la empresa para alcanzar los objetivos, una de ella es la Teoría de Continencia el cual centra su foco de atención en el ambiente externo, dando prioridad a lo que ocurre fuera de la organización antes de indagar en los elementos internos de la estructura organizacional. Dicho enfoque busca un equilibrio entre ambos contextos, donde la organización busca obtener el mayor beneficio de sus circunstancias ambientales.
Finalmente, otro punto a tratar en este trabajo es la Gerencia de Proyectos que no es más que una disciplina de organizar y administrar los recursos, de forma tal que un proyecto dado sea terminado completamente dentro de las restricciones de alcance, tiempo y coste planteados a su inicio.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Según Robbins y Coulter es el: “Marco formal de la organización de acuerdo con el cual las tareas se dividen, agrupan y coordinan”
Sin embargo para Strategor: (1988) Es el conjunto de las funciones y de las relaciones que determinan formalmente las funciones que cada unidad deber cumplir y el modo de comunicación entre cada unidad. p (145)
A si mismo Mintzberg: (1984) dice que es el conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en tareas distintas y la posterior coordinación de las mismas. p (241).
Según Mintzberg: (1984). Los tipos de estructuras organizacionales son de tres formas básicas: por función, por producto-mercado o en forma de matriz, estas tres formas básicas se describen a continuación:
La organización por funciones reúne, en un departamento a todos los que se dedican a una actividad o a varias relacionadas, que se llaman funciones, por ejemplo mercadotecnia o finanzas se agrupan en una unidad.
La organización por producto, organiza una empresa en divisiones que reúnen a las personas involucradas con un tipo dado de producto o un grupo relacionado de productos.
La organización por mercado, organiza una empresa en divisiones que reúnen a las personas involucradas con un tipo dado de mercado.
La estructura matricial, en ocasiones llamada “sistema de mando múltiple es un producto híbrido que trata de combinar los benéficos de los dos tipos de diseño, al mismo tiempo que pretende evitar sus inconvenientes. Una organización con una estructura matricial cuenta con dos tipos de estructura al mismo tiempo. Los empleados tienen de hecho dos jefes, es decir trabajan con dos cadenas de mando.
Los autores del resume explican que las organizaciones Públicas y Privadas son la suma de componentes proyectados para alcanzar un objetivo en particular de acuerdo a un plan determinado. A lo largo de los años las organizaciones han venido sufriendo cambios estructurales para adaptarse a los nuevos modelos organizacionales, una estructura organizacional es el conjunto de relaciones que determinan formalmente las funciones que cada unidad deber cumplir aunado a los procesos administrativos, que tiene que emplear y así mejorando el modo de comunicación entre cada unidad.
Cabe adicionar que la estructura organizacional debe permitir a los empleados realizar su trabajo con efectividad, economía y eficiencia, para alcanzar las metas y objetivos de su unidad y de toda la organización al mismo tiempo.
PROCESO DE FUSIÓN
Acto por el cual se reúnen dos o más empresas, anteriormente independientes, en una sola organización, estas son producidas generalmente por la búsqueda de economías de escala o de ventajas monopólicas. En el primer caso son una expresión del proceso de integración horizontal o vertical entre las empresas independientes, que buscan una mayor eficiencia en sus procesos productivos. En el segundo de los casos puede considerarse como una forma de control del mercado más profundo y orgánico que la formación de carteles, se dice que es una operación usada para unificar inversiones y criterios comerciales de dos compañías de una misma rama o de objetivos compatibles.
Es la reunión de dos o más compañías independientes en una sola, es decir, es la reunión de dos o más sociedades preexistentes, bien sea que una u otra sea absorbida por otra o que sean confundidas para constituir una nueva sociedad subsistente y esta última hereda a título universal los derechos y obligaciones de las sociedades intervinientes.
LIDERAZGO Y CAMBIO ORGANIZACIONAL
Según Chiavenato, Idalberto (1993), Destaca lo siguiente: "Liderazgo es la influencia interpersonal ejercida en una situación, dirigida a través del proceso de comunicación humana a la consecución de uno o diversos objetivos específicos".
Cabe señalar que aunque el liderazgo guarda una gran relación con las actividades administrativas y el primero es muy importante para la segunda, el concepto de liderazgo no es igual al de administración.
A su vez Rallph M. Stogdill, en su resumen de teorías e investigación del liderazgo, señala que "existen casi tantas definiciones del liderazgo como personas que han tratado de definir el concepto. Aquí, se entenderá el liderazgo gerencial como el proceso de dirigir las actividades laborales de los miembros de un grupo y de influir en ellas.
El individuo presenta dentro de la organización la dualidad Estructura- Procesos, porque sus modelos mentales (estructuras) son los que determinan sus conductas (procesos). Por un lado cuenta con sus características físicas, intelectuales, destrezas y habilidades, así como valores, visión personal y de la organización. También y dependiendo de su nivel organizacional, tiene la capacidad de establecer reglas y objetivos que generan acciones y procesos. Eso indudablemente lo hace actuar y vivir día a día sus capacidades, participando y generando acciones y procesos. Pero es aquí donde el líder de la organización puede utilizar su influencia estructural dentro de la organización para establecer aquellas reglas que permitan a la organización adecuarse a su entorno. De hecho, en todo momento lo está haciendo, puesto que el líder es un modelo de la organización y en gran medida es quien define la cultura de la organización, porque como dice Edward Schein “Liderazgo y Cultura son dos caras de la misma moneda...”. Esto sucede gracias al efecto de modelaje que provoca el líder en su personal, se convierte en un patrón o modelo a ser copiado. Y no solo eso sino que el es quien en gran medida dentro de la organización establece la reglas del juego para la actuación, una definición fundamental para el desempeño de la organización. Del grado de autonomía y soporte a las áreas operativas dependerá el buen desarrollo de la gente al ejecutar su trabajo. De aquí que la mejor forma de apoyar a la gente sea el liderazgo situacional, donde el líder definirá el grado de libertad necesario para proporcionar a su gente apoyo y soporte. De alguna manera esta estableciendo las reglas de conducta de la organización. Por otro lado, aquellos individuos que no cuenten con el nivel organizacional adecuado, pero que ejecuten adecuadamente los procesos donde participan cuentan con la oportunidad de modificar la estructura aunque no de una manera tan contundente. Ese es el delicado balance entre creer en la organización y contar con la paciencia de que se puede modificar positivamente el entorno, y de esto los promotores anónimos de la organización son el mejor ejemplo.
TEORÍA DE LA CONTINGENCIA
A diferencia del resto de teorías organizacionales, la contingencia centra su foco de atención en el ambiente externo de la empresa, dando prioridad a lo que ocurre fuera de la organización antes de indagar en los elementos internos de la estructura organizacional. Dicho enfoque busca un equilibrio entre ambos contextos, donde la organización busca obtener el mayor beneficio de sus circunstancias ambientales para garantizar su éxito como empresa.
Se refiere a una proposición cuya verdad o falsedad solamente puede conocerse por la experiencia o por la evidencia y no por la razón. En un aspecto más amplio, el enfoque de la contingencia destaca que no se alcanza la eficacia organizacional siguiendo un único y exclusivo modelo organizacional, o sea, no existe una única forma que sea mejor para organizarse con el fin de alcanzar los objetivos diferentes de las organizaciones dentro de un ambiente también cambiante.
Los estudios actuales sobre las organizaciones complejas llevaron a una nueva perspectiva teórica: la estructura de una organización y su funcionamiento son dependientes de la interfase con el ambiente externo.
La más notable contribución de los autores del enfoque de la contingencia está en la identificación de las variables que producen mayor impacto sobre la organización, como el ambiente y la tecnología, para entonces predecir las diferencias en la estructura y en el funcionamiento de las organizaciones debidas a las diferencias en estas variables. Así, diferentes ambientes requieren diferentes relaciones organizaciones para una eficacia óptima. Se hace necesario un modelo apropiado para cada situación dada.
Por otro lado, diferentes tecnologías conducen a diferentes diseños organizacionales. Variaciones en el ambiente o en la tecnología conducen a variaciones en la estructura organizacional. Estudios de Dill, Burns y Stalker, Chandler, Fouraker y Stopford, Woodward, Lawrence y Lorsch, entre otros, demostraron particularmente la cuestión del impacto ambiental sobre la estructura y el funcionamiento.
GERENCIA PARA PROYECTOS
Es la disciplina de organizar y administrar los recursos, de forma tal que un proyecto dado sea terminado completamente dentro de las restricciones de alcance, tiempo y coste planteados a su inicio.
Es la disciplina de organizar y administrar los recursos, de forma tal que un proyecto dado sea terminado completamente dentro de las restricciones de alcance, tiempo y coste planteados a su inicio. Dada la naturaleza única de un proyecto, en contraste con los procesos u operaciones de una organización, administrar un proyecto requiere de una filosofía distinta, así como de habilidades y competencias específicas. De allí la necesidad de la disciplina Gerencia de Proyectos.
La gerencia de proyectos implica ejecutar una serie de actividades, que consumen recursos como tiempo, dinero, gente, materiales, energía, comunicación (entre otros) para lograr unos objetivos predefinidos. La aplicación de la gerencia proyecto comienza desde el momento en que es solicitado, esta primera etapa del proyecto es muy importante ya que en ella deben quedar concretados, en orden secuencial, los siguientes puntos: Definición de actividades, asignación de duración, fechas de término y comienzo de cada actividad y la asignación de los recursos. La asignación de recursos se refiere a los recursos, materiales y costos de realizar cada actividad.
Una vez se deciden las actividades a realizar, el costo y se tiene aprobación del plan, hay que comenzar de inmediato con la adquisición de los materiales y los servicios para que estos estén disponibles al comienzo del proyecto o en el momento en que se planificó su uso. Aquí debemos incluir también el presupuesto necesario. Con los puntos anteriores ya se podría tener parte del control del tiempo y de los costos. Mientras el proyecto está en ejecución se debe dar seguimiento diario al progreso de las actividades mediante reuniones cortas que no duren más de una hora. También se debe enviar una actualización a cada parte involucrada en el proyecto sobre los avances. En este informe el gerente de proyecto debe especificar cual tarea es la ruta crítica y también cuándo se estima terminará el proyecto.
SIX SIGMA
Principios de Six Sigma
- Liderazgo comprometido de arriba hacia abajo. Esta metodología implica un cambio en la forma de realizar las operaciones y de tomar decisiones. La estrategia se apoya y compromete desde los niveles más altos de la dirección y la organización
- Seis Sigma se apoya en una estructura directiva que incluye de gente de tiempo completo. La forma de manifestar el compromiso por Six Sigma es creando una estructura directiva que integre líderes de negocio, de proyectos, expertos y facilitadores. Cada uno de los líderes tiene roles y responsabilidades específicas para formar proyectos de mejora.
- Entrenamiento Cada uno de los actores del programa de Seis Sigma requiere de unos entrenamientos específicos. Varios de ellos deben tomar un entrenamiento amplio, conocido como curriculum de un black belt. Gutiérrez (2009)
- Acreditación
- Orientada al cliente y enfocada a los procesos. Esta metodología busca que todos los procesos cumplan con los requerimientos del cliente y que los niveles de calidad y desempeño cumplan con los estándares de Six Sigma. Al desarrollar esta metodología se requiere profundizar en el entendimiento del cliente y sus necesidades. Basándose en ese estudio sobre el cliente se diseñan y mejoran los procesos.
- Dirigida con datos. Los datos y el pensamiento estadístico orientan los esfuerzos de esta metodología- Los datos son necesarios para identificar las variables de calidad y los procesos y áreas que tienen que ser mejorados.
- Se apoya en una metodología robusta Se requiere de una metolodología para resolver los problemas del cliente, a través del análisis y tratamiento de los datos obtenidos.
- Los proyectos generan ahorros o aumento en ventas
- El trabajo se reconoce
- La metodología Six Sigma plantea proyectos largos Seis Sigma es una iniciativa con horizonte de varios años, con lo cual integra y refuerza otros tipos de iniciativa.
- Seis Sigma se comunica Los programas de seis sigma se basan en una política intensa de comunicación entre todos los miembros y departamentos de una organización, y fuera de la organización. Con esto se adopta esta filosofía en toda la organización
Six Sigma es una forma más inteligente de dirigir un negocio o un departamento. Six Sigma pone primero al cliente y usa hechos y datos para impulsar mejores resultados. Los esfuerzos de Six Sigma se dirigen a tres áreas principales: Mejorar la satisfacción del cliente, Reducir el tiempo del ciclo, Reducir los defectos. Las mejoras en estas áreas representan importantes ahorros de costes, oportunidades para retener a los clientes, capturar nuevos mercados y construirse una reputación de empresa de excelencia. Podemos definir Six Sigma como:
Þ Una medida estadística del nivel de desempeño de un proceso o producto.
Þ Un objetivo de lograr casi la perfección mediante la mejora del desempeño.
Þ Un sistema de dirección para lograr un liderazgo duradero en el negocio y un desempeño de primer nivel en un ámbito global.
ANÁLISIS DEL GRUPO
Antes de comenzar con el análisis hay que dejar claro de lo que es la palabra sistema la cual la podemos definir que es un conjunto de partes o elementos organizadas y relacionadas que interactúan entre sí para lograr un objetivo. Los sistemas reciben (entrada) datos, energía o materia del ambiente y proveen (salida) información, energía o materia.
Asimismo, definido lo que es un sistema podemos también conceptualizar la palabra organización que proviene del griego “organon”, que significa instrumento. Para el grupo organización son partes y funciones diversas, al igual que es una unidad funcional que tiene un fin común e idéntico donde cada parte pone una acción distinta pero complementaria de las demás.
En consecuencia El sistema organizacional compuesto por estructuras y procesos debe adecuarse continuamente al medio ambiente que lo rodea a fin de que otros sistemas parecidos.
El crecimiento de la organización es propio del modelo de gestión basado en objetivos. Tiene que ver con la concepción numérica del negocio, de alcanzar las metas propuestas y de preparar a la organización para crecer y acompañar dichos proceso de cumplimientos planes. Metas y objetivos que se definen a través de cifras en presupuestos y planes operacionales. Proceso de fusión acto por el cual se reúnen dos o más empresas, anteriormente independientes, en una sola organización, estas son producidas generalmente por la búsqueda de economía de escala o de ventajas monopólicas.
APORTES AL RESUMEN
CONCLUSIÓN
La Cultura Organizacional no ha escapado del problema de la indefinición y por derecho propio se ha convertido en un proceso difícil de Controlar para muchas empresas. Sin embargo volvemos al fenómeno de Sentirnos víctimas de los eventos antes de tratar de domesticarlos, y ¡cómo hemos dado vueltas en la Cultura Organizacional...¡
CONCLUSIÓN
Las organizaciones deben estar preparadas y adaptadas a los diversos procesos de crecimiento empresarial, con el fin de alcanzar las metas propuestas de forma armoniosa y eficiente. Muchas de ellas se unen a dos o más sociedades preexistentes con el objetivo de ser más competitivo en el mercado; logrando así, tener recursos avanzados para generar productos y servicios de alta calidad.
Su estructura esta formada por diferentes conceptos e ideas que se ven afectadas por lo que se percibe del mundo exterior. Para que este cambio sea productivo, es importante verlo como un proceso de aprendizaje y no como un evento; con e in de crear nuevas estructuras y un sistema de
Retroalimentación continúa. El mayor crecimiento comienza cuando planificamos para los futuros momentos difíciles; debemos tener estrategias de " visión periférica”, para ver como nuestros actos se relacionan con otras esferas de la misma actividad. Los Cambios Organizacionales surgen de la necesidad de romper con el equilibrio existente, para transformarlo en otro mucho más provecho financieramente hablando, en este proceso de transformación las fuerzas deben quebrar con el equilibrio, interactuando con otras fuerzas que tratan de oponerse, (Resistencia al Cambio); es por ello, que cuando una organización se plantea un cambio, debe implicar un conjunto de tareas para tratar de minimizar esta interacción de fuerzas.
Tenemos que ver los cambios hacia un comportamiento organizacional mejor en términos de un sistema total. El cambio efectivo es complejo y toma bastante tiempo llevarlo a cabo. Cualquier práctica nueva se refiere solamente a parte de todo el sistema, por lo que con frecuencia fracasa en desarrollar todo el potencial de mejoramiento. Lo que se necesita en el comportamiento organizacional es un enriquecimiento gradual de todo el sistema socio técnico para adaptarlo mejor a la gente.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Andrade Espinoza, Simon, Elaboración de proyectos -- Callao - PE , 1994.
Andrade Espinoza, Simon, Evaluación empresarial -- Callao - PE , 1994.
Baggini Alejandra (2008): Recursos Humanos. [Documento en línea], Disponible http://www.monografias.com/trabajos11/rrhh/rrhh.shtml. [Consulta: 2008, Marzo 15]
Chiavenato, Idalberto. Introducción a la Teoría General de la Administración. 7ma. Edición. Edit. McGraw-Hill. 2004
Chiavenato, I. (2000), Administración de Recursos Humanos, Colombia: 5ta Edición, McGraw Hill.
Mutal Andrea (2008): Recursos Humanos. [Documento en línea], Disponible:http://www.monografias.com/trabajos6/rehu/rehu.shtml. [Consulta: 2008, Marzo 15].
Universidad Simón Bolívar. (2007). Manual de Organización de la Dirección de Servicios. Sartenejas, Baruta.
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